Compte-rendu C.A. 14/01/2017

Extrait du Compte rendu du conseil d’administration du 14 janvier 2017

Bilan de l’année 2016

Pendant ce début d’année universitaire, trois soirées jeux ont été organisées, soit quatre-vingt-seize participations dont soixante-dix-neuf entrées payantes répartie dans onze filières différentes. Durant les soirées, 35 parties de jeux ont été comptabilisées avec pour jeux les plus jouer : Concept, Dixit et Loups-Garous. Le groupe Facebook regroupe actuellement 45 membres. Suite à la dernière soirée, la vente de snack en semaine est abandonnée pour le moment : aucune vente n’avait été faite ce jour-là.

Gestion administrative

Déclaration de l’association

Suite aux quatre déclarations faites Par Damien, l’association est enfin déclarée auprès de la préfecture sous le nom de “Sociability Games” à la date du 12 janvier.

 Labellisation “association étudiante”

Suite à la déclaration en préfecture, il est enfin possible à l’association d’être reconnue association étudiante, lui donnant officiellement accès aux services de l’université comme la réservation de la Maison de l’étudiant de Tours. La labélisation permet aussi de faire des demandes de subvention auprès des différentes commission de la faculté : FSDIE, Culture-Action et UFR.

Visuels de communication

Maquettes

Furent présentées les nouvelles maquettes pour les affiches, les flyers et la billetterie. Les textes et la police seront conservés pour chaque évènement, seul le fond de l’affiche changera.

Suite à la soirée de l’association “Késako apéro”, Sociability Games va changer la dénomination de ses évènements. Ayant organisé une soirée jeux à la Maison De l’Etudiant de Blois, Késako avait sur le site de l’université utilisé les mêmes termes que nous portant à confusion les étudiants car la ville n’était pas directement précisé en titre. Dans cette optique, “Party Games” sera remplacé par “Soirée Jeux Tours” pour éviter de possible quiproquo entre les deux villes.

Adhésion

Pour la reprise de l’année, une adhésion à différents tarifs, offrants différents avantages sera proposé aux participants. Pour se faire, nous avons créé des dépliants, présentant l’association, et disposant aussi d’un bulletin d’adhésion.

Pour enregistrer facilement les adhésions, une base de données « Access » a été créé sur notre netbook prêté à l’association. Ainsi, une liste des membres sera imprimé, facilitant la vérification des adhésions.

Des cartes d’adhérents avec des couleurs différentes en fonction du type d‘adhésion sont imprimé et seront plastifiées.

Soirées et Week-ends

Futures dates

L’association “Les Halles de Rabelais” réservant aussi la MDE certains mardis, conserver cette journée pour les soirée nous ferait mutualiser la plupart de nos soirée et partager la salle. Deux solutions se proposent alors, choisir les mardis libres dans le mois ou changer de jour de semaine.

La date du jeudi fut proposée, mais celle-ci ne convenait pas à cause des soirées étudiantes organisées le même jour. Le mercredi, lui est une date souvent réservée aussi par d’autres organismes. Le ne reste donc que le lundi.

Il fut décidé pour la prochaine soirée (le 19 janvier de conserver exceptionnellement cette date, et de demander s’il était possible de conserver une fréquence de une soirée toutes les deux semaines sur le jour du lundi.

Durée et Horaire des Week-ends

Pour augmenter les possibilités de types de jeux, l’association organisera des week-ends jeux, permettant de lancer les jeux les plus longs (3 à 4 heures de jeux) et les sessions de jeux de rôles. La période de deux jours étant considéré comme trop long, les week-ends jeux seront organisés uniquement sur la journée du samedi.

Les participants pourront venir à partir de 10h et pourront rester jusqu’à 23 heures. La longueur de l’évènement permettra d’autre part d’effectuer des ventes de nourriture.

Il fut aussi proposé de choisir les jeux des samedis en fonction de thèmes. Les thèmes proposés furent « autour du monde » et « fantastique ». Cela est à voir selon les jeux disponibles.

La date provisoire pour le premier samedi (en attente de validation) est le 28 Janvier 2017.

Snacks

Suite à une longue discussion concernant le prix des croque-monsieur, leur prix fut réduit à 1,50€ et les gaufres maintenues au prix de 1€. En plus de ces tarifs, une formule comprenant croques et gaufres sera proposé au tarif de 2€.

Jeux mis en avant

Pour permettre à certains jeux mis de côté, et pour faire varier les jeux utilisés, deux à trois jeux préalablement choisis (selon plusieurs critères : visuels, nouveaux achats, partenariats) seront mis en avant lors des soirées : La table sera protégée par un tissu. Les règles (vidéo ou livret) seront distribuées aux bénévoles pour qu’ils puissent être lancée facilement lors de l’évènement.

Prêt de Jeux

Pour la suite de l’aventure de l’association, un service de prêt va être mis en place.

suite de l’aventure de l’association, un service de prêt va être mis en place. Durée du prêt Tarifs par jeu Tarifs par extension
1 semaine 3 € 1 €
1 week-end 3 € 1 €
1 semaine et 1 week-end 5 € 1 €

 

Pour qu’un prêt soit effectué, devra être remplit une fiche de location, répertoriant les éléments contenus dans la boite, ainsi que l’état avant le prêt et au retour du jeu. Une caution sera demandé du montant du jeu total (protèges inclus).

Des affiches de prêts seront déposés sur les tables de jeux à chaque évènement.

Tournois

Pour créer une entrée d’argent plus conséquente, nous allons chercher à mettre en place trois tournois :

  • Un de jeux de cartes
  • Un de jeux de société
  • Un de jeux vidéo.

Pour l’organisation du tournoi de jeux de société, il faudrait avoir plusieurs exemplaires du même jeu, ou faire un tournoi avec des jeux différents. Pour les jeux vidéo, le président à tenter à deux reprise de passer une certification Pokémon pour être officialisé organisateur d’évènement de l’entreprise. Pour les jeux de cartes sera probablement fait un tournoi Magics, mais les règles ne sont pas encore très connues des bénévoles.

Les participants auront l’opportunité des gagner des prix. Il est donc prévu de mettre en place des partenariats qui nous permettrai de récupérer des lots.

Partenariats

Un dossier de presse a été créée par Damien pour être distribué aux entreprises ou à des organismes. Il a déjà commencé à chercher des partenaires chez les éditeurs de jeux de société et nus avons eu différents types de réponses :

  • Négatives, en générale avec des explications de ce refus.
  • Redirection vers des personnes/ services chargés de communication.
  • Positive, en attente de moyen de récupération des jeux.

Subvention

Suite à la labélisation de l’association, nous pourrons effectuer une demande de subvention auprès de la faculté. L’association remplit en partie toutes les conditions pour la demande (le financement de jeux, même si c’est des frais de fonctionnement sera accepté). La question est de savoir ce qui sera demandé (jeux ou évènements) sachant que plusieurs demandes peuvent être faites. En attendant il faut que le président se renseigne du montant prix en charge par le conseil FSDIE, sachant qu’une demande de subvention peut aussi être faites auprès du CROUS (Culture-Action) mais aussi à l’UFR.

Gobelets

Des gobelets recyclables ont été commandés auprès d’Ecocup pour permettre à l’association de réduire ses dépenses en gobelets plastiques. En un évènement, plus d’une cinquantaine de verres sont jetés. Ils ont été commandés avec des tours de cou.

Les Ecocup seront fournis lors de l’entrée des participants contre une consigne de 2 € ou la carte étudiante. Ceci nous permettra aussi de récupérer plus facilement nos verres.

Les tee-shirts

Initialement, nous avions prévue de prendre des haut de morphologie homme et femme (de Décathlon) mais suite à la décision de Laurie et de Juliette, seul les tee-shirts hommes de coloris différents ont été achetés. Pour l’impression nous avons contacté « Merci Jeannette », un sérigraphe de proximité nous demandant 50 € de préparation matériel et 2 € par tee-shirt. Pour éviter d’avoir à refaire prochainement une impression, nous en avons commandé 20.

Questions diverses

La proposition étant validé par l’ensemble des membres, les bénévole auront des badges indiquant leur prénom, un dessin et une accroche représentant le membre.

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